Eine Veranstaltung im Freien will gut geplant sein
Ob Firmenevent, Hochzeitsfeier oder Geburtstagsparty: Es gibt viele gute Anlässe, die sich gebührend unter freiem Himmel feiern lassen. Eine Veranstaltung im Freien muss jedoch sorgfältig geplant und organisiert werden, damit sie zum vollen Erfolg wird. Von der Auswahl der Location über die kulinarische Versorgung bis hin zur schönen Dekoration muss einiges beachtet werden. Wie sieht also ein perfektes Outdoor-Event aus?
Location auswählen
Der erste Schritt, um ein Outdoor-Event zu veranstalten, ist die Auswahl einer geeigneten Location. Sie sollte nicht nur optisch überzeugen, sondern auch bestimmte Rahmenbedingungen erfüllen. Allen voran ist hier eine gute Erreichbarkeit zu nennen. Achte auch darauf, dass es genügend Parkplätze in unmittelbarer Nähe gibt. Falls das Event länger als einen Tag dauert bzw. es Gäste gibt, die eine längere Anreise zur Location haben, müssen angemessene Übernachtungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Diese sollten nach dem Event noch problemlos erreichbar und für alle Gäste in ausreichender Anzahl und zu vertretbaren Übernachtungskosten verfügbar sein.
Möchtest du das Outdoor-Event in deinem eigenen Garten stattfinden lassen? Dann überlege auch hier unbedingt im Vorhinein, ob deine Grünfläche alle wichtigen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Veranstaltung im Freien erfüllt.
Auf jedes Wetter vorbereitet sein
Es wünscht sich wohl jeder ungetrübten Sonnenschein am Tag des Outdoor-Events. Doch selbst wenn du dein Event bis ins kleinste Detail planst: Die große Unbekannte bleibt das Wetter – und das bis kurz vor dem ausgewählten Veranstaltungstermin. Damit das Event aber nicht sprichwörtlich ins Wasser fällt, solltest du für sämtliche Wetterlagen gerüstet sein.
Am besten planst du mehrere Monate im Voraus einen Zufluchtsort bei schlechtem Wetter ein. Ein Partyzelt beispielsweise schützt nicht nur vor einem plötzlichen Wolkenbruch, sondern spendet auch kühlenden Schatten bei strahlend blauem Himmel und sommerlichen Höchsttemperaturen. Gleichzeitig versprüht ein Zelt eine richtig feierliche Atmosphäre, sodass genau die richtige Stimmung für das geplante Outdoor-Event aufkommt. Tipp: Wenn du dich zwischen PVC vs. PE als Zelt-Material entscheiden musst, liegst du mit PVC auf der sichereren Seite, da es enorm wetterbeständig ist.
Stromversorgung nicht vergessen
Auf jedem Outdoor-Event ist natürlich auch eine zuverlässige Stromversorgung notwendig – z. B. für die musikalische Gestaltung, die Kühlung von Speisen und Getränken oder für Vorträge mit unterstützenden PowerPoint-Folien. Am besten entscheidest du dich für einen Generator, der für die Dauer der Veranstaltung genügend Strom erzeugt. Dafür musst du gar keine Unsummen ausgeben – es gibt auch die Möglichkeit, einen Generator zu mieten.
Sanitäranlagen einplanen
In jedem Fall braucht es für die Veranstaltung unter freiem Himmel genügend WC-Anlagen – angepasst an die Anzahl der Gäste. Am besten mietest du einzelne WC-Kabinen oder Toilettenwägen, die du – je nach Größe der Location – verteilt platzieren solltest. Außerdem solltest du sicherstellen, dass die WC-Anlagen problemlos erreichbar und gut gekennzeichnet sind.
Als Faustregel gilt: Pro 35 Gäste sollte eine Toilette zur Verfügung stehen. Nichts ist für die Gäste ärgerlicher, als wenn sie für eine gefühlte Ewigkeit vor den sanitären Anlagen in der Schlange stehen müssen.
Speisen und Getränke bereitstellen
An die kulinarische Versorgung ist bei der Planung und Organisation eines Outdoor-Events ebenfalls zu denken. Im Sommer kann beispielsweise ein Barbecue organisiert werden. Vor allem wenn es sich um eine kleinere Veranstaltung handelt, kann jeder Gast eine Kleinigkeit beisteuern – so etwa knackfrische Sommersalate, knusprige Knoblauchbaguettes, deftige Grillwürstchen oder selbstgemachte Soft-Drinks.
Auf einer winterlichen Outdoor-Veranstaltung bieten sich hingegen herrlich deftige Eintöpfe mit viel Gemüse und wahlweise Fleisch an. Auch wärmende Getränke wie Punsch, Tee und Glühwein sind in der kalten Jahreszeit sehr willkommen.
Allen voran gilt hier: Jedem kann man es geschmacklich natürlich nicht recht machen. Aber du solltest auf jeden Fall Unverträglichkeiten und Esskulturen mitberücksichtigen. Wenn es z. B. jemanden gibt, der allergisch auf Zwiebeln reagiert, solltest du zwiebelfreie Alternativen bereitstellen. Natürlich dürfen vegetarische und vegane Gerichte auf dem Outdoor-Event ebenfalls nicht fehlen.
Location dekorieren
Bei der Organisation eines jeden Outdoor-Events ist auch an die passende Dekoration zu denken – schließlich entsteht erst dadurch die perfekte Atmosphäre auf der Veranstaltung. Aber keine Sorge, es müssen nicht gleich extrem kostspielige Dekoartikel sein. Stattdessen lohnt es sich auf Secondhand-Dekoration oder selbstgemachte Accessoires zu setzen. Hier ein paar gute Ideen zur Inspiration:
- Schnittblumen in schön verzierten Vasen
- Selbstgemachte Kerzen
- Gestecke aus Ästen, Blumen, Beeren und Gräsern
- Glasflaschen – mit schönen Sprüchen verziert
Ausreichende Beleuchtung spielt in punkto Dekoration ebenfalls eine entscheidende Rolle – vor allem nach Einbruch der Dunkelheit. Tee- und Windlichter, Lichterketten, Lampions und Gartenfackeln sind z. B. nicht nur ausgezeichnete Beleuchtungsquellen, sondern schaffen auch eine richtig gemütliche Atmosphäre. Übertreibe es aber nicht mit der Dekoration – denn weniger ist bekanntlich mehr!
Gästeverwaltung
Statt mühsamer händischer Führung von Gästelisten, unzähligen Telefonaten und E-Mails können Sie die Teilnehmerverwaltung einfach Let’s Meet übergeben. Ein Let’s Meet Event ist in einer Minute erstellt. Kopieren Sie danach den Link zur Eventanmeldung in Ihre Einladungsmail und das Verwalten von Zu- und Absagen läuft damit automatisch. Natürlich können Sie die Gästeliste jederzeit einsehen und bei Bedarf selbst bearbeiten. In der Gratisversion können Sie so bis zu 100 Eventanmeldungen verwalten.
Falls Sie Ihre Gäste zur Übernachtung, Essenswünschen oder anderen Themen befragen wollen, können Sie mit allen kostenpflichten Let’s Meet Paketen weitere Anmeldefelder definieren und diese Informationen bei der Anmeldung zum Event abfragen.
Fazit
Es gibt zahlreiche Anlässe, die es wert sind, gefeiert zu werden – egal, ob aus privaten oder beruflichen Gründen. Besonders Veranstaltungen unter freiem Himmel sind ein einmaliges Erlebnis. Damit das Outdoor-Event aber ein voller Erfolg wird, gibt es einiges zu beachten. Unsere Tipps helfen dir, an das Wichtigste zu denken und schenken dir viel neue Inspiration. So wird deine Veranstaltung im Freien bestimmt unvergesslich schön!
Habt ihr noch weitere Tipps zur Organisation eines Outdoor-Events? Dann hinterlasst uns gerne unten einen Kommentar!
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