Egal ob Weihnachtsfeier, Seminar, Vereinsfest oder internationales Firmenmeeting – wer Veranstaltungen organisiert, kennt die Themen: Einladungen verschicken, Rückmeldungen sammeln, Gästeliste aktuell halten und bei Änderungen alle informieren. Oftmals trudeln Antworten per E-Mail, WhatsApp und Telefon durcheinander ein, was das Aktualisieren der Teilnehmerliste schnell zur Sisyphusarbeit macht. Eine gute Event Software nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab. Unser Veranstaltungs-Tool Let’s Meet deckt in der kostenlosen Variante die zentralen Funktionen wie Einladungen versenden und Teilnehmermanagement ab. Gleichzeitig bieten wir erweiterte Funktionen zur professionellen Eventplanung an: Personalisierung der Anmeldeseite, Check-in, Webseitenintegration, usw. Aber welches Paket von Let’s Meet passt wirklich zu Ihren Anforderungen? Wir erklären in diesem Artikel, wann die Gratisversion ausreichend ist und ab wann ein Upgrade sinnvoll ist.
Wann reicht die Gratisversion für die Eventanmeldung?
Die Gratisversion von Let’s Meet deckt bereits die wichtigsten Grundfunktionen einer professionellen Online-Eventanmeldung ab: automatische Verwaltung der Gästeliste, Versand personalisierter Einladungen, Erinnerungsmails und die Möglichkeit, Teilnehmerlisten nach Excel zu exportieren. Auch Eventserien für wiederkehrende Termine sowie ein stets aktueller Kalender mit allen Eventinfos sind enthalten. Darüber hinaus sind alle Daten sicher auf Servern in Deutschland gehostet.
Diese kostenlose Variante von unserem Veranstaltungs-Tool eignet sich besonders für:
- Privatpersonen, die Geburtstage, Feiern oder Vereinstreffen organisieren
- Kleine Vereine und Initiativen mit überschaubarem Teilnehmerkreis
- Einzelne Veranstaltungen mit bis zu 100 Eventeinladungen und -anmeldungen pro Monat
- Organisatoren, denen ein neutrales Erscheinungsbild ohne eigenes Firmenlogo ausreicht
Solange Sie die Anmeldeseite nicht in Ihrem eigenen Corporate Design benötigen, weniger als 100 Teilnehmer:innen pro Event erwarten und keine zusätzlichen Anmeldefelder wie Firma oder Telefonnummer abfragen müssen, ist die Gratisversion unserer Eventsoftware die ideale Wahl, um Veranstaltungen einfach und kostenlos zu organisieren.
Basispaket: Sinnvoll für Unternehmen mit eigenem Branding
Sobald Außenwirkung und Professionalität eine Rolle spielen, lohnt sich ein Upgrade auf das Basispaket. Für netto 105 € im Jahr erhalten Sie unter anderem:
- Event-Anmeldeseite und Einladungen im eigenen Firmendesign mit Logo
- 350 statt 100 Eventanmeldungen/-einladungen pro Monat
- Hinzufügen weiterer Anmeldefelder für die Abfrage zusätzlicher Informationen (z. B. Firma, Telefonnummer). Hierbei können Sie zwischen freien Textfeldern, Auswahlfeldern und Ankreuzfeldern wählen.
- Eigene AGBs für Events
Dieses Paket richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die regelmäßig Firmenevents wie Schulungen, Kund:innenveranstaltungen oder Mitarbeiterfeiern organisieren und dabei einen einheitlichen Markenauftritt wünschen. Auch wer größere Veranstaltungen mit mehr als 100 Gästen plant, etwa Konferenzen oder größere Seminare, kommt um das Basispaket nicht herum.
Das Design der Anmeldeseite und der versendeten E-Mails lässt sich mit Hintergrundbild, Logo und Farben an den eigenen Auftritt anpassen
Premium Lite: Für Organisator:innen mit hohem Eventvolumen
Wächst das Eventaufkommen weiter und steigen die Anforderungen an die Möglichkeiten der Eventsoftware, wird Premium Lite (ab 62 € für 2 Monate, 239 € für ein Jahr) interessant. Mit 700 inkludierten Eventeinladungen pro Monat, einer individuellen Let’s Meet Webadresse mit allen zukünftigen Events und automatischen Event-Wartelisten richtet sich dieses Paket an Organisationen, die viele parallele oder aufeinanderfolgende Veranstaltungen managen.
Besonders praktisch für Trainingsanbieter, Sportvereine oder Bildungseinrichtungen: der QR-Code Check-in zur Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit sowie der automatische Versand von Teilnahmeinfos wie Meeting-Links. Wenn Sie regelmäßig Kurse, Workshops oder Veranstaltungsreihen mit Wartelistenfunktion anbieten möchten und erweiterte Teilnehmerverwaltung benötigen, ist Premium Lite das richtige Paket für Sie.
Eine öffentliche Liste mit allen Ihren zukünftigen Events – auf Ihrer persönlichen Let’s Meet-Adresse wie z.B. https://lets-meet.org/events/sportverein
Premium: Eventanmeldung direkt auf der eigenen Website
Wer seinen Gästen die Eventanmeldung nicht über eine externe Seite, sondern direkt auf der eigenen Unternehmenswebsite ermöglichen will, profitiert vom Premium-Paket (419 € pro Jahr plus 79 € einmalige Einrichtungskosten). Zusätzlich zu 1.100 Eventeinladungen pro Monat lassen sich hier Einladungen und Anmeldebestätigungen über den eigenen Mailserver versenden. Ein wichtiger Pluspunkt für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Markenkonsistenz und Mail-Zustellbarkeit.
Dieses Paket eignet sich vor allem für Unternehmen mit eigener Website- und Mailserver-Infrastruktur, die die Event-Anmeldung direkt in ihren digitalen Auftritt integrieren möchten.
Die Eventliste kann in Ihre Website eingebettet werden. Ihre Gäste können sich direkt auf Ihrer Seite zu Ihren Veranstaltungen anmelden.
Premium Enterprise: Eventmanagement für mehrere Organisator:innen
Größere Unternehmen, Verbände oder Vereine mit mehreren Personen, die parallel Events organisieren, finden in Premium Enterprise die passende Lösung. Hier gibt es zwei Varianten:
- Bis zu 10 unabhängige Premium-Accounts (1.299 € pro Jahr plus 149 € Einrichtungskosten)
Ideal, wenn verschiedene Abteilungen oder Standorte eigenständig Events verwalten sollen, aber von einem Mengenrabatt profitieren möchten. - Ein gemeinsamer Account mit unterschiedlichen Organisator-E-Mails (899 € pro Jahr plus 79 € Einrichtungskosten)
Sinnvoll, wenn alle Organisator:innen auf dieselbe Kontaktliste und dieselben Eventvorlagen zugreifen sollen, aber pro Event eine individuelle Ansprechperson hinterlegt werden soll.
Diese Pakete eignen sich besonders für Unternehmen mit mehreren Eventmanager:innen, Dachverbände mit mehreren Ortsgruppen oder Bildungsträger mit mehreren Standorten.
Fazit: Das richtige Paket für Ihre Veranstaltung finden
Die Wahl der passenden Event-Software hängt vor allem von drei Faktoren ab: der Anzahl der Teilnehmer:innen, dem monatlichen Eventvolumen und dem Bedarf an eigenem Branding oder technischer Integration.
- Gratisversion: für kleine, gelegentliche Veranstaltungen ohne eigenes Design
- Basispaket: für Unternehmen mit eigenem Firmendesign und größeren Teilnehmerzahlen
- Premium Lite: für regelmäßige Events mit hohem Volumen und Wartelistenbedarf
- Premium: für die nahtlose Integration der Eventanmeldung auf der eigenen Website
- Premium Enterprise: für Organisationen mit mehreren Organisator:innen und Teams
Mit Let’s Meet lässt sich jede Veranstaltung, vom privaten Treffen bis zur internationalen Konferenz, effizient organisieren und die Gästeliste jederzeit online verwalten. Testen Sie zunächst die Gratisversion oder das Basispaket 14 Tage kostenlos, um herauszufinden, welches Funktionspaket am besten zu Ihrem Eventmanagement passt.