Kundenveranstaltung organisieren, von der Einladung bis zur Gästeliste
Einladen, online anmelden lassen und am Veranstaltungstag wissen, wer wirklich vor Ihnen steht. Auch dann, wenn die Gäste nicht in Ihrem Adressbuch stehen.
Mit der Online-Anmeldung von Let's Meet laufen alle Rückmeldungen zu Ihrer Kundenveranstaltung in einer Gästeliste zusammen, die sich selbst aktualisiert. Der Anmeldelink funktioniert in der Einladung per E-Mail genauso wie auf der Website oder als QR-Code auf dem Messestand.
Eine Hausmesse mit hundert Plätzen ist schnell ausgebucht, und es wäre ärgerlich, wenn die wichtigsten Kunden keinen Platz mehr bekommen. Mit der Einladungsmethode Favoriten zuerst vergeben Sie in einer Kontaktgruppe ein bis drei Sterne pro Kunde und laden in drei Runden ein. Den Abstand zwischen den Runden legen Sie selbst fest. Die Einladungsmethoden gehören zur Gratisversion und kosten nichts extra.
Eine Runde startet nur, solange noch Plätze frei sind. So funktionieren die Einladungsrunden
Let's Meet ist bis 100 Anmeldungen pro Monat kostenlos!
Für das Namensschild brauchen Sie mehr als eine Zusage. Ab dem Basispaket legen Sie eigene Anmeldefelder an, etwa Firma, Funktion, die Anzahl der Begleitpersonen oder die Wahl zwischen zwei Programmpunkten. Jedes Feld lässt sich als Pflichtfeld setzen. Beginnt der Feldname mit Sichtbar:, sehen die Gäste den Inhalt in der freigegebenen Gästeliste, was bei einem Netzwerktreffen aus dem Feld Firma nebenbei eine Vorbereitungshilfe macht.
Die Plätze sind vergeben, und dann melden sich doch noch drei Interessierte. Mit einer Warteliste müssen Sie darauf keine Absage schreiben: Wer später dran ist, trägt sich weiter ein, und sobald jemand absagt, rückt die nächste Person automatisch nach und erfährt es per E-Mail. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Zeitpunkt der Anmeldung, Sie führen also keine zweite Liste und telefonieren niemandem hinterher. Am meisten bringt das bei Formaten mit fester Gruppengröße, etwa einer Werksführung oder einem Workshop am Rand der Hausmesse. Die Warteliste ist ab Premium Lite verfügbar.
Angemeldet und erschienen sind zwei verschiedene Zahlen, und für die Nachbereitung durch den Vertrieb zählt die zweite. Beim Check-in scannen Sie am Empfang den QR-Code, und die Anwesenheitsliste entsteht nebenbei. Der Check-in-Status landet als eigenes Blatt im Statistik-Export, sodass Sie nach der Veranstaltung genau wissen, wer da war. Der Check-in gehört zum Paket Premium Lite.
Wer regelmäßig einlädt, hat selten nur einen Termin im Kalender. Ab Premium Lite bekommen Sie eine eigene Let's Meet-URL, unter der alle kommenden Veranstaltungen stehen und sich nach Name filtern lassen (Beispiel ansehen). Diesen Link geben Sie in Newsletter und Signatur weiter, und er bleibt gültig, auch wenn im Herbst neue Termine dazukommen. Interne Veranstaltungen blenden Sie aus der öffentlichen Liste aus.
Wer zur Hausmesse oder zum Tag der offenen Tür einlädt, will vorher wissen, mit wie vielen Gästen zu rechnen ist. Die Anmeldung läuft über Link und QR-Code, die Platzzahl begrenzen Sie im Event, und der Rest landet auf der Warteliste.
Beim Kundentag, beim Kundenabend und beim Anwendertreffen steht die Gästeliste im Mittelpunkt. Firma und Funktion fragen Sie bei der Anmeldung ab, die Liste exportieren Sie für Namensschilder und Sitzordnung nach Excel.
Eine Roadshow mit mehreren Stationen legen Sie als Eventserie an. Jeder Termin bekommt eine eigene Teilnehmerliste, Beschreibung und Anmeldefelder bleiben gleich, und wer sich anmeldet, wählt die passende Stadt. Dasselbe funktioniert für Werksführungen mit festen Gruppengrößen und für ein wiederkehrendes Netzwerktreffen.
Und beim Firmenjubiläum oder der Eröffnung eines Standorts kommt beides zusammen: eine gemischte Gästeliste aus Kundschaft, Nachbarschaft und Presse, dazu Begleitpersonen, die niemand im Kopf mitzählen will. Ab dem Basispaket liegt die Grenze von 100 Anmeldungen pro Monat nicht mehr im Weg.
Eine Einladung an Kunden ist ein Aushängeschild. Ab dem Basispaket gestalten Sie Anmeldeseite und E-Mails deshalb mit Ihrem Logo und Ihren Farben und hinterlegen eigene Teilnahmebedingungen im Formular.
Ab dem Premium-Paket findet die Anmeldung direkt auf Ihrer Website statt und übernimmt Schrift und Erscheinungsbild Ihres Auftritts, sodass Interessierte gar nicht bemerken, dass im Hintergrund eine andere Software arbeitet. Dazu kommt der Versand über Ihren eigenen Mailserver: Einladung, Bestätigung und Erinnerung kommen dann von Ihrer gewohnten Absenderadresse. Planen mehrere Standorte oder Abteilungen getrennt voneinander, deckt Premium Enterprise bis zu zehn Organisator:innen ab.
Premium bestellen und die Anmeldung auf der eigenen Website nutzen
Über die Einladungsmethode Favoriten zuerst. Sie vergeben in Ihrer Kontaktgruppe ein bis drei Sterne und wählen beim Event die Methode Favoriten zuerst mit drei Runden. Zuerst werden nur die Kontakte mit drei Sternen eingeladen. Nach dem von Ihnen gewählten Abstand folgt die nächste Runde, aber nur, solange noch Plätze frei sind. Die Methode gehört zur Gratisversion.
Ja. Wer eingeladen wird, öffnet den Link oder scannt den QR-Code, trägt die Anmeldung ein und ist fertig. Es braucht weder eine Registrierung noch eine App. Anmeldungen, die telefonisch oder über den Vertrieb hereinkommen, tragen Sie selbst in die Teilnehmerliste ein.
Ab dem Basispaket legen Sie eigene Anmeldefelder an, als Textfeld, Auswahlliste oder Ankreuzfeld, und markieren jedes davon bei Bedarf als Pflichtfeld. Typisch für Kundenveranstaltungen sind Firma und Funktion für das Namensschild, die Anzahl der Begleitpersonen, die Wahl zwischen zwei Programmpunkten oder das Kennzeichen für die Einfahrt. Beginnt der Feldname mit Sichtbar:, sehen die Gäste den Inhalt in der freigegebenen Gästeliste, was sich bei Netzwerktreffen für das Feld Firma anbietet.
Ab Premium Lite tragen sich weitere Interessierte auf der Warteliste ein, statt eine Absage zu bekommen. Sagt jemand ab, rückt die nächste Person auf der Liste automatisch nach und wird benachrichtigt. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Zeitpunkt der Anmeldung.
Mit dem Check-in per QR-Code am Empfang. Angemeldet und erschienen sind zwei verschiedene Zahlen, und für die Nachbereitung durch den Vertrieb zählt die zweite. Der Check-in-Status landet als eigenes Blatt im Statistik-Export. Der Check-in gehört zum Paket Premium Lite.
Ab dem Basispaket gestalten Sie Anmeldeseite und E-Mails mit Ihrem Logo und Ihren Farben. Ab dem Premium-Paket findet die Anmeldung direkt auf Ihrer Website statt und übernimmt dabei Schrift und Erscheinungsbild Ihres Auftritts. Zu Premium gehört außerdem der Versand über Ihren eigenen Mailserver, sodass Einladung und Bestätigung von Ihrer gewohnten Absenderadresse kommen.
Let's Meet verkauft keine Tickets und wickelt keine Zahlungen ab. Einladung, Anmeldung und Gästeliste laufen bei uns, die Rechnung stellen Sie wie bisher. Ab Premium Lite markieren Sie eingegangene Zahlungen in der Teilnehmerliste als bezahlt und sehen so, bei wem noch etwas offen ist.
Dafür gibt es Premium Enterprise mit bis zu zehn Organisator:innen, in zwei Varianten. In Variante A arbeiten alle mit eigenen, voneinander unabhängigen Accounts. In Variante B teilen sich alle einen Account samt Kontakten und Vorlagen, und pro Veranstaltung wird eine eigene Organisator-E-Mail als Anlaufstelle hinterlegt.
Anwendung und Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet. Namen, Firmenzugehörigkeit und Kontaktdaten sind personenbezogene Daten, deshalb zählt bei Kundendaten der Speicherort genauso wie der Funktionsumfang. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO dürfen in Let's Meet nicht gespeichert werden.