Wir haben Ihnen beim Erstellen des Events einen Event-Anmeldungslink an die angegebene Organisator E-Mail geschickt. Diesen Link können Sie über jedes beliebige Medium versenden und die Empfänger können sich dann zu Ihrem Event anmelden.
Gehen Sie zu "Events" -> "Meine Events" und klicken Sie neben dem Event auf dieses Icon um das Event zu bearbeiten.
Auf der zweiten Seite (2. Teilnehmer:innen) können Sie nun weitere E-Mails in das Feld "Einladungen an diese E-Mail Adressen schicken" eintragen. Wenn Sie angemeldet sind, können Sie auch weitere Gruppen anklicken und damit einladen.
Sollten Sie nicht bei Let's Meet angemeldet sein, können Sie das Event über den Administrationslink editieren. Wir haben Ihnen beim Erstellen des Events diesen Link an die angegebene E-Mail geschickt.
Diese Variante funktioniert nur, wenn Sie bei Let's Meet eingeloggt sind. Gehen Sie zu "Kontakte" -> "Kontaktgruppen" und klicken Sie auf den Namen einer eingeladenen Gruppe. Klicken Sie nun auf Mitglieder hinzufügen/entfernen und fügen Sie die gewünschten Personen zur Gruppe hinzu.
Ist die Teilnehmeranzahl nicht beschränkt, erhalten diese in jedem Fall innerhalb einer Stunde die Einladung.
Ja, Sie können auch nach dem Erstellen des Events wie oben beschrieben noch weitere Gruppen einladen oder neue Personen zu Gruppen hinzufügen. Zu jeder halben Stunde (0:30, 1:30,...) werden alle Let's Meet Events überprüft und falls weitere Personen hinzugefügt wurden, werden diese eingeladen. Dies passiert jedoch nur, wenn beim Event noch Plätze frei sind.
Wenn Sie Seminare oder Workshops organisieren, möchten Sie vielleicht zuerst nur ausgewählte Gäste einladen und erst bei wenigen Rückmeldungen weitere Gäste einladen. Mit unserer Einladungsmethode Favoriten zuerst ist dies einfach möglich.
Schauen wir uns das anhand eines einfachen Beispiels an (siehe Box darunter). Sie organisieren einen Kurs mit 4 Teilnehmer:innen. Let's Meet lädt zunächst Ihre wichtigsten Kunden ein. Falls nach dem festgelegten Zeitraum noch Plätze frei sind, wird die nächste Runde an Einladungen versandt.
Im Beispiel unten werden nach 3 Tagen neue Einladungen verschickt. Natürlich können Sie dieses Intervall bei Let's Meet selbst festlegen.
Kunden | Event erstellt | Tag 3 | Tag 6 | Tag 7 |
---|---|---|---|---|
Bobby | ||||
Anna | ||||
Johannes | ||||
Tina | ||||
Georg | ||||
Martha | ||||
Barbara | ||||
Peter |
Mehr dazu unter dem Punkt Wie kann ich die Einladungsreihenfolge festlegen?
Wenn noch nicht alle Einladungen versandt wurden, kann dies mehrere Ursachen haben:
Wer zuerst eingeladen wird ist anhängig von der Einladungsmethode. Sie legen diese beim Erstellen eines Events in Schritt 2. Teilnehmer:innen fest. Gehen wir die Einladungsmethoden anhand eines Beispiels durch.
Einladungen werden an alle angebenen E-Mails und ausgewählte Gruppenmitglieder versandt. Wer sich zuerst anmeldet, erhält einen Platz.
Zu Beginn werden alle Ihre wichtigsten Kund:innen mit 3 Sternen eingeladen.
Wenn nach der gewählten Zeit noch Plätze frei sind, werden in Runde 2 automatisch alle Kontakte mit 2 Sternen und in Runde 3 alle mit einem Stern eingeladen.
Vorteil: Es nehmen nicht immer nur diejenigen teil, die am schnellsten antworten.
20 Gruppenmitglieder werden zufällig ausgewählt und erhalten Einladungen. Sobald jemand absagt oder nicht in der vordefinierten Zeit antwortet, wird automatisch die nächste Person eingeladen. Es werden dabei nie mehr Personen eingeladen, als Plätze frei sind. Erfordert eine gute Antwortquote!
Angenommen, es gibt eine Gruppe mit dem Namen Seminar und Sie möchten zuerst Ihre wichtigsten Kunden einladen. Nach einer Woche, wenn noch Plätze für die Veranstaltung frei sind, möchten Sie automatisch weitere Einladungen verschicken.
Gehen Sie zu "Kontakte" -> "Kontaktgruppen" und klicken Sie auf das Icon "Mitglieder hinzufügen/entfernen" bei der Gruppe, die Sie einladen wollen. ergeben Sie nun je nach gewünschter Reihenfolge 1-3 Sterne an die Kontakte. Kontakte mit mehr Sternen werden zuerst eingeladen. Im unteren Screenshot wird Bobby zuerst eingeladen, dann Joe und schließlich Tina und Alex.
Sobald die Gruppe gespeichert ist, erstellen Sie bitte ein Event. Geben Sie die Eckdaten (Was? Wann? Wo?) ein und klicken Sie auf "Weiter". Klicken Sie auf der folgenden Seite auf "Teilnehmer:innen hinzufügen" und laden Sie die Gruppe Seminar ein, die Sie zuvor bearbeitet haben. Nun können Sie bei der Einladungsmethode "Favoriten zuerst (3 Runden): Zuerst alle 3, dann 2, dann 1 Stern Kontakte" auswählen und folgendes festlegen: "Einladungen der nächsten Runde werden 1 Woche nach der letzten Runde versendet" (siehe Screenshot).
Nach dem Speichern der Veranstaltung werden alle 3-Stern-Kontakte direkt eingeladen. Wenn nach einer Woche noch Plätze frei sind, werden alle 2-Stern-Kontakte eingeladen und nach 2 Wochen alle 1-Stern-Kontakte.
Hinweis: die Gruppe "All Contacts" beinhaltet immer alle Kontakte. Sie kann nicht geändert werden und es können auch keine Sterne vergeben werden.
Nein. Pro Event wird an eine E-Mail Adresse immer nur eine Einladung verschickt.
Beispiel: Sie organisieren am Montag jede Woche einen Pilateskurs. Sie wollen es neuen Leuten ermöglichen, sich anzumelden, um Einladungen zum Kurs zu erhalten. Jede Woche wird Ihre Kontaktgruppe "Pilates Montag" zum Kurs eingeladen.
Um diese Gruppe für neue Mitglieder zu öffnen, klicken Sie auf "Kontakte" -> "Kontaktgruppen" und dann auf das Icon "Gruppeneinstellungen bearbeiten" bei der gewünschten Gruppe.
Nun sehen Sie die Gruppeneinstellungen, wie im unteren Screenshot. Klicken Sie auf die Option "Ich möchte Leute einladen, dieser Gruppe beizutreten" und Sie erhalten einen Link (im Screenshot markiert). Speichern Sie die Gruppe und versenden Sie den Link an Interessierte oder posten Sie ihn auf Ihrer Webseite. Mit diesem Link können Ihre Kunden dann selbst der Gruppe beitreten und erhalten damit Ihre zukünftigen Einladungen zum Pilateskurs.
Die einfachste Variante ist, wenn Sie ein Let's Meet Konto mit Ihrer E-Mail Adresse haben. Dann können Sie sich unter https://lets-meet.org/new_unsubscription wieder zu den Einladungen des Organisators anmelden.
Ansonsten können Sie ein altes Einladungsmail des Organisators heraussuchen und dort wieder auf den Abbestell-Link klicken um sich wieder anzumelden.
Gehen Sie zu "Events" -> "Meine Events" und klicken Sie auf den Namen des Events. Nun können Sie einfach Personen in die Teilnehmerliste eintragen.
Sollten Sie nicht angemeldet sein, können Sie die Teilnehmer:innen über den Administrationslink verwalten. Wir haben Ihnen beim Erstellen des Events diesen Link an die angegebene E-Mail geschickt.
Sie können die Teilnehmerliste mit dem Suchfeld oberhalb der Liste filtern. Hier können Sie beispielsweise nach Name oder E-Mail Adresse suchen. Wenn Sie "Pers" in das Suchfeld eingeben, sehen Sie nur angemeldete Teilnehmer:innen. Wenn Sie "abgesagt" eingeben, sehen Sie nur Personen, die abgesagt haben, bei "abgelaufen " nur jene, deren Einladung abgelaufen ist, usw.
Im Suchfeld können Sie im Prinzip nach jedem angezeigten Text in der Teilnehmerliste suchen, also z.B. auch nach dem Datum der Rückmeldung wie "17.5."
Beim Erstellen eines Events können Sie angeben, ob die Teilnehmer:innen die Gästeliste und die momentane Teilnehmeranzahl sehen können (Screenshot).
In allen Fällen sind Anmeldeinformationen wie E-Mails, Nachnamen oder Telefonnummer nur für die Organisator:innen sichtbar! Kommentare können nur angezeigt werden, wenn ein Feld namens "Kommentar", "Anmerkungen" oder "Anmerkungen / Wünsche" vorhanden ist.
Eine für alle sichtbare Liste der Kommentare hilft enorm, wenn sich eine Gruppe darauf einigen muss, wer was mitbringt.
Beispiele: Gemeinsam organisierte Events, Reisen
Gäste sollen sehen, wer sonst noch teilnimmt. Kommentare der Gäste sind aber nur für die Organisator:innen bestimmt (z.B. Grund für Absage).
Beispiele: Party, Hochzeit
Sie wollen Absagen ausblenden, damit keine Rückschlüsse auf die Anzahl der Einladungen möglich ist.
Sie wollen die Teilnehmerliste nicht öffentlich machen, aber Gäste darüber informieren, wieviele Plätze noch verfügbar sind.
Beispiele: Seminar, Yoga-Kurs
Sie wollen keine Informationen zur Teilnehmeranzahl oder den Gästen preisgeben.
Beispiele: Online-Seminar, exklusive Veranstaltungen
Unter dem Menüpunkt "Events" -> Anmeldestatistik herunterladen können Sie Teilnehmerstatistiken über alle Events nach Excel exportieren. In der Excel Datei finden Sie folgende Blätter:
Zudem können Sie eine ähnliche Auswertung auch für bestimmte Eventserien durchführen. Gehen Sie hierfür zu Ihren Eventserien und klicken Sie bei der betreffenden Eventserie auf dieses Symbol zum Download der Teilnahmestatistiken für Events dieser Eventserie. Analog zur oberen Erklärung für alle Events finden Sie in der Excel Datei drei Blätter mit Eventliste, Teilnahme- und Check-in Informationen.
Wenn Sie das CSV Format wählen, erhalten Sie das 2. Blatt mit den Teilnahmeinformationen als kommaseparierte Textdatei.
Sie können auch Teilnahmestatistiken für Events exportieren, die mit einer bestimmten Evntvorlage erstellt wurden. Dies funktioniert genau so, wie zuvor für Eventserien beschrieben. Gehen Sie bitte zu Ihren Eventvorlagen und klicken Sie bei der betreffenden Eventvorlage auf dieses Symbol , um die Auswertung für Events dieser Eventvorlage zu exportieren.
Ihre E-Mail Addresse ist bei uns sicher aufgehoben. In unseren Datenschutzbestimmungen ist festgelegt, dass wir nur an Personen mit einem Let's Meet Konto Informationen zu unseren Produkten senden dürfen und nicht an Personen, die sich ausschließlich zu Events angemeldet haben.
Bitte wählen Sie aus einer der folgenden Optionen
Nach erfolgter Anmeldung wird ein persönlichen Updatelink angezeigt. Speichern Sie diesen bitte ab, falls Sie Ihre Anmeldung später noch ändern wollen.
Wichtig: Wir bitten Sie darum, keine falsche E-Mail Adresse anzugeben, da dadurch E-Mails an andere Nutzer vermehrt im Spam landen.
Im Rahmen aller kostenpflichtigen Let's Meet Pakete können Sie die Anmeldeseite Ihrer Events bearbeiten. Um mehrfache Anmeldungen mit einer E-Mail Adresse zuzulassen, melden Sie sich bei Let's Meet an und gehen Sie im Menü zu "Meine Events" und klicken Sie dann auf den Pinsel neben der Überschrift "Events".
Sie landen auf der Seite "Standarddesign & Anmeldefelder" und haben nun unter dem Feld "E-Mail Adresse" die Option "Mehrfache Anmeldung mit gleicher E-Mail ermöglichen". Wenn Sie diese aktivieren, kann eine Person mit einer E-Mail Adresse mehrere Anmeldungen vornehmen. Alternativ könnten Sie ein Feld "Namen der Begleitpersonen" definieren, wo alle Begleitpersonen namentlich erfasst werden können.
Sie können auch das Feld E-Mail Adresse optional gestalten, indem Sie es nicht als Pflichtfeld definieren (Checkbox mit Stern rechts von E-Mail Adresse). Damit ist eine Anmeldung ohne E-Mail Adresse auch möglich. In diesem Fall können Teilnahmeinfos zum Event (wie ein Zoom Link) allerdings nicht an die Teilnehmer:innen gesendet werden!
Diese Funktion ist in Let's Meet Premium und Premium Lite enthalten.
Wenn Sie die Warteliste aktivieren, werden Teilnehmer:innen bei vollen Events zur Warteliste weitergeleitet und können sich dort eintragen. Sobald ein Platz durch eine Absage frei wird, erhält der Teilnehmer bzw. die Teilnehmerin automatisch eine E-Mail Benachrichtigung.
Sie können später auch die Teilnehmerzahl eines Events erhöhen, um den Personen auf der Warteliste einen Platz zu ermöglichen. Wir überprüfen alle 15 Minuten die Events mit Wartelisten und benachrichtigen die Teilnehmer:innen, wenn Plätze frei geworden sind.
Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Events die Box "Warteliste mit automatischer Vorrückfunktion aktivieren" an (unterhalb der maximalen Teilnehmerzahl).
Nun haben Sie auch bei vollen Events den Überblick über das tatsächliche Interesse an Ihren Events!
Sie können die Warteliste auch zur Vorselektion von Teilnehmer:innen verwenden. Mehr dazu hier.
Ab dem Premium Lite Paket können Sie für eine Vorselektion der Anmeldungen die Wartelistenfunktion nutzen. Aktivieren Sie hierfür beim Erstellen des Events die Warteliste und setzen Sie die maximale Teilnehmeranzahl auf Null.
Alle Eingeladenen sehen dann folgende Nachricht: "Für die Veranstaltung ist derzeit nur eine Voranmeldung mittels Warteliste möglich. Wenn Sie sich auf die Liste setzen, werden Sie automatisch informiert, sobald ein Platz für Sie frei ist.". Bei der Anmeldung zu einem solchen Event wird keine Wartelistenposition angezeigt, da diese bei einer Vorauswahl durch Sie irreführend ist.
Zusätzlich können Sie das Event z.B. "Seminar XYZ Voranmeldung" nennen, um klarzustellen, dass es sich um eine Voranmeldung handelt.
Sobald die Anmeldungen eingegangen sind, können Sie Teilnehmer:innen aussortieren und Absagen versenden, sowie das Event in "Seminar XYZ" umbenennen. Wenn Sie danach die Teilnehmerzahl erhöhen, werden die freien Plätze alle 15 Minuten überprüft und die auf der Warteliste übrig gebliebenen Teilnehmer:innen erhalten dann automatisch Zusagen, sofern genügend Plätze frei sind.
Die Anmeldung zum Event ist bis zum festgelegten Anmeldeschluss möglich. Dieser kann auch auf das Eventende gelegt werden um eine Anmeldung auch während des Events zu ermöglichen. Ist kein Anmeldeschluss angegeben, ist eine Anmeldung bis zum Eventstart möglich.
Teilnehmer:innen können Ihre Anmeldung nach erfolgter Anmeldung auch wieder ändern. Sie können sich z.B. im Krankheitsfall vom Event abmelden oder angeben, dass mehr oder weniger Begleitpersonen kommen. Wenn kein Anmeldeschluss angegeben ist, können bestehende Anmeldungen bis zum Eventstart geändert werden.
Wenn Sie einen Anmeldeschluss angeben und die Option "Absage ist nach Anmeldeschluss bis 24 Std vor Beginn möglich" anhaken, ist eine Absage auch nach dem Anmeldeschluss bis 24 Stunden vor dem Event noch möglich. Ansonsten sind nach Anmeldeschluss keine Änderungen mehr möglich. Wenn der Anmeldeschluss weniger als 24 Stunden vor dem Beginn ist, sind danach nie Abmeldungen möglich und die Option daher unsichtbar.
Wichtig: Wenn Teilnahmeinfos ausgesendet werden, ist 24 Stunden vor Eventbeginn in jedem Fall keine Änderung durch Teilnehmer:innen mehr möglich.
Organisator:innen können Anmeldungen natürlich jederzeit bearbeiten!
Ja, Sie können für die Teilnehmer:innen eine Anmeldung auch während des Events ermöglichen. Beim Erstellen des Events müssen Sie dafür nur die Zeit des Anmeldeschlusses auf das Eventende legen.
Die Check-in Funktion ist für Premium und Premium Lite Kund:innen verfügbar und ermöglicht eine Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit. Immerhin erscheinen nicht alle Personen, die sich zum Event angemeldet haben, schlussendlich auch. Es gibt zwei Möglichkeiten:
Beide Optionen sind natürlich auch gleichzeitig möglich. Der Check-in beginnt drei Stunden vor Eventbeginn. Sollten Sie hier andere Anforderungen haben, schreiben sie uns bitte unter office@lets-meet.org.
Als Organisator:in finden Sie den Code auf der Administrationsseite jedes Events, wo Sie auch die Teilnehmerliste verwalten. Klicken Sie dort auf das QR Code Symbol oben, rechts neben dem Eventnamen.
Um zur Administrationsseite eines Events zu gelangen, können Sie als eingeloggter Nutzer zu Ihrer Eventübersicht gehen und auf den Namen des Events klicken. Wenn Sie keinen Let's Meet Account haben, klicken Sie bitte auf den Administrationslink in der E-Mail, die Sie bei Erstellung des Events erhalten haben.
Wenn Ihre Kund:innen den QR Code mit dem Smartphone einscannen, gelangen Sie sofort zur Event-Anmeldeseite. Dies ist praktisch bei einer Anmeldung vor Ort und kann auch bei Werbung für das Event inkludiert werden. Dann können Interessenten den QR Code z.B. auf dem Werbeplakat scannen und gelangen sofort zu Eventanmeldung.
Die Sprache der Anmeldemaske richtet sich primär immer nach der Sprache der Teilnehmer:innen und kann von den Organisator:innen nur voreingestellt und nicht fixiert werden. Sollte einer Person das Ausfüllen der Maske in einer anderen Sprache leichter fallen, kann diese die Sprache jederzeit umstellen. Folgende Reihenfolge gilt bei der Bestimmung der Sprache:
Alle Anmeldeinformationen sowie die von uns vordefinierten Bezeichnungen der Anmeldefelder werden dabei immer in die jeweilige Sprache übersetzt.
Alleinig die Eventbeschreibung müsste bei mehrsprachiger Anmeldung in mehreren Sprache für alle sichtbar angegeben werden oder ist ansonsten nur in der vordefinierten Sprache verfügbar.
Im Rahmen aller kostenpflichtigen Let's Meet Pakete können Sie die Anmeldefelder Ihrer Events bearbeiten. Um die Anmeldefelder für alle Events anzupassen, melden Sie sich bei Let's Meet an und gehen Sie im Menü zu "Meine Events" und klicken Sie dann auf den Pinsel neben der Überschrift "Events".
Sie landen auf der Seite "Standarddesign & Anmeldefelder" und können nun Ihre Anmeldefelder bearbeiten. Wenn Sie die Anmeldeseite hinunter scrollen, sehen Sie den Punkt "Weitere Anmeldefelder hinzufügen und frei definieren".
Klicken Sie auf das Plus , um weitere Anmeldefelder hinzuzufügen.
Diese Schritte können Sie wiederholen und weitere Anmeldefelder hinzufügen.
Sie wollen unterschiedliche Anmeldefelder für verschiedene Events/Eventserien hinterlegen? Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Im Rahmen aller kostenpflichtigen Let's Meet Pakete können Sie die Designs Ihrer Events anpassen. Um das Standarddesign anzupassen, melden Sie sich bei Let's Meet an und gehen Sie im Menü zu "Meine Events" und klicken Sie dann auf den Pinsel neben der Überschrift "Events".
Sie landen auf der Seite "Standarddesign & Anmeldefelder" und können nun das Standarddesign für alle Ihre Events bearbeiten. Alle farbigen Elemente können bearbeitet werden.
Das erstellte Design wirkt sich sowohl auf die Event-Anmeldeseiten als auch auf E-Mails aus.
Sie wollen unterschiedliche Designs für verschiedene Events/Eventserien hinterlegen? Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Ja, Sie können mit allen kostenpflichtigen Let's Meet Paketen beliebig viele Designs inkl. Anmeldefelder erstellen. Diese Designs können Sie bei Vorlagen, Eventserien oder auch einzelnen Events hinterlegen. Klicken Sie hierfür beim gewünschten Element (Event, Serie, Vorlage) auf den Pinsel , um das Design und die Anmeldefelder zu bearbeiten (Screenshot).
Folgende Regeln gelten:
Wenn Sie mit Ihrem Let's Meet Account eingeloggt sind, werden auf jeder Event-Registrierungsseite E-Mail, Vorname und Nachname automatisch aus Ihren Kontoeinstellungen vorgeschlagen. Sobald Sie sich mit Ihrem Account abmelden, ist dies nicht mehr der Fall. Natürlich sehen auch Ihre Kund:innen diese, mit Ihren Informationen vorausgefüllte Seite nicht.
Das Eventbild wird auf 1920x480 Pixel zugeschnitten. Wenn Sie den Bildausschnitt selbst definieren wollen, können Sie das Bild vorab auf diese Dimensionen zuschneiden. Der im Browser angezeigte Bildausschnitt kann aufgrund der Displaygröße insbesondere auf Smartphones verkleinert sein.
Beim Hochladen betragen die maximalen Abmessungen des Bildes 4000x3000 (max. 3.5 MB) und es werden die Dateitypen JPG, PNG, GIF und SVG unterstützt.
Das angezeigte Bild ist Ihr Profilbild. Um es zu ändern, gehen Sie bitte im Menü zu "Kontoeinstellungen" und klicken Sie auf das Bild links neben der Überschrift. Klicken Sie hier um direkt hinzukommen.
Als angemeldeter Nutzer können Sie in Ihren Kontoeinstellungen unter dem Punkt "Let's Meet E-Mail Einstellungen" festlegen, welche E-Mails Sie abbestellen wollen. Sie können Anmeldebestätigungsmails und Eventerinnerungen standardmäßig deaktivieren und erhalten dann nur eine Nachricht, wenn Teilnahmeinfos ausgesendet werden (z.B. ein Link zum Online-Meeting). Weiters können Sie als Organisator:in festlegen, ob Sie nach Eventerstellung Admin- und Anmeldelinks auch via E-Mail erhalten wollen.
Diese Funktion ist in Let's Meet Premium und Premium Lite enthalten.
Sie können bestätigten Eventteilnehmer:innen automatisch Teilnahmeinformationen für das Event zukommen lassen. Let's Meet sendet dann z.B. Ihren Link zum Online Meeting nur an Personen, die zum Event angemeldet sind.
Die angegebenen Teilnahmeinformationen werden an alle angemeldeten Teilnehmer:innen kurz vor Eventbeginn mit dem Erinnerungsmail versandt. Wann dieses Erinnerungsmail versandt wird, können Sie in Ihrem Profil festlegen.
Die Teilnahmeinformationen werden gleich mit der Anmeldebestätigungsmail versandt, wenn...
Wichtiger Hinweis: Wenn die Erinnerungsmails mit den Teilnahmeinfos mehr als 24 Stunden vor Eventbeginn versendet werden, erhalten Gäste bereits Zugangsinfos für das Event und können sich danach bis 24 Stunden vor dem Event noch abmelden, sofern Sie keinen anderen Anmeldeschluss festlegen!
Erstellen Sie ein neues Event oder bearbeiten Sie eine bestehende Veranstaltung. Haken Sie direkt unter den Eventdetails den Punkt "Teilnahmeinfos kurz vor dem Event senden (z.B. Link zum Meeting)" an und geben Sie die gewünschten Informationen an.
Die Bestätigungsmails sind automatisch generiert und enthalten je nach Rückmeldung unterschiedlichste Informationen (Zusage, Absage, Änderung der Teilnehmeranzahl, Abmeldung durch Organisator:in, Event abgesagt, ...). Es ist nicht möglich, alle diese E-Mails komplett selbst zu gestalten.
Der Text der Anmeldebestätigung kann aber teilweise von Ihnen angepasst werden. Diese drei Teile können von Ihnen bearbeitet werden:
Auf der Event-Anmeldeseite ist die E-Mail Adresse der Organisator:innen angegeben. Außerdem finden Sie diese in jeder Einladungsmail und Anmeldungsbestätigung.
Wenn Sie direkt auf eine Einladung antworten, geht die E-Mail an den technischen Let's Meet Support. Eine direkte Antwort an die Organisator:innen ist nicht möglich.
Warum ist das nicht möglich?
Die E-Mail landet vermehrt im Spam Ordner, wenn der Absender der E-Mail und die Antwortadresse eine andere Internet-Domäne aufweisen (Beispiel: Die E-Mail kommt von berater@meinebank.com und die Antwort geht an hacker@spam.com).
Reminder werden standardmäßig einen Tag vor Eventbeginn an alle Personen versandt, die sich zum Event angemeldet haben. Sie können den Zeitpunkt allerdings in Ihren Einstellungen anpassen. Hat ein Teilnehmer sich nicht gemeldet oder abgesagt, so erhält er keinen Reminder.
Darüber hinaus können Sie das Erinnerungsmail beim Bearbeiten eines bestimmten Events oder einer Vorlage deaktivieren. Wenn das Event weniger als 2 Tage vor Beginn ausgeschrieben wurde, wird in keinem Fall ein Reminder versandt, weil sich Personen ja gerade erst angemeldet haben.
Werden die Einladungen über Let's Meet versandt, werden auch Einladungserinnerungen verschickt. Damit werden Personen, die nicht auf die Einladung reagiert haben, daran erinnert, den Organisator:innen Bescheid zu geben. Diese Erinnerungsmails werden versandt, wenn 2/3 der Antwortzeit verstrichen ist und noch keine Rückmeldung vorliegt (Antwortzeit: Zeit zwischen dem Einladungsversand und dem Anmeldeschluss/Eventbeginn).
Die Reminder werden nur versandt, wenn eine Anmeldung zum Event überhaupt noch möglich und die maximale Teilnehmeranzahl nicht erreicht ist.
In Ihren Einstellungen können Sie auch festlegen, wie lange die Antwortzeit mindestens sein muss, damit Einladungserinnerungen überhaupt versandt werden. Wenn die Antwortzeit für ein Event weniger als zwei Tage beträgt, werden nie Einladungserinnerungen versandt, um die Teilnehmer:innen nicht mit E-Mails zu überfluten.
Am 1. Mai erstellt die Organisatorin ein Workshop-Event, das am 31. Mai (30 Tage später) stattfindet. Alle, die sich nach 20 Tagen (am 21. Mai) noch nicht gemeldet haben, werden standardmäßig nochmals an die Einladung erinnert.
Wenn Sie allerdings in den Einstellungen festlegen, dass erst ab einer Antwortzeit von z.B. 40 Tagen Einladungserinnerungen versandt werden sollen, wird am 21. Mai keine Erinnerung versandt.
Für Firmen und Vereine mit mehreren Organisator:innen bieten wir momentan zwei unterschiedliche Premium Enterprise Pakete an. Alle Informationen zu den Paketen finden Sie auch in unserer Produktübersicht (PDF).
Die erste Variante ist faktisch ein großer Rabatt auf mehrere Premium Pakete. Damit können Sie für 1099 EUR netto / Jahr bis zu 10 unabhängige Premium Accounts erstellen und nutzen. Die jeweiligen Accounts können dann Events unabhängig voneinander verwalten. Die einmaligen Einrichtungskosten betragen in diesem Fall insgesamt 249 EUR netto statt 99 EUR pro Account. Wenn Sie bereits ein Let's Meet Konto angelegt haben, können Sie das Paket hier bestellen.
Bei der zweiten Variante des Premium Enterprise Pakets melden sich alle Organisator:innen beim gleichen Account an und können dort ihre Events erstellen und verwalten, sowie auf die gleiche Kontaktliste und Vorlagen zugreifen. Pro Event kann eine andere Organisator E-Mail angegeben und damit die Anlaufstelle für Anfragen geändert werden. Sie können hier auch eine Einschränkung angeben wie z.B. dass nur E-Mail Adressen einer gewissen Domain als Organisator E-Mail zugelassen sind.
Wenn Sie Ihren Kunden Links zu bestimmten Eventgruppen senden wollen (z.B. nur Yoga Kurse), können Sie Ihre Eventliste auch filtern.
Das Premium Enterprise Paket können Sie hier bestellen. Die jährlichen Kosten betragen 799 EUR netto / Jahr und die einmaligen Einrichtungskosten betragen 99 EUR wie beim einfachen Premium Paket.
Zum Limit zählen alle Einladungen, die Sie in diesem Monat verschickt haben. Außerdem zählen dazu Anmeldungen zu Ihren Events, die über den allgemeinen Event-Anmeldungslink und ohne persönliche Einladung erfolgt sind. Angemeldete Teilnehmer:innen, die auch eine Einladung erhalten haben, werden natürlich nicht doppelt gezählt.
Mit dem Basispaket sind bis zu 350 Eventanmeldungen oder -einladungen pro Monat möglich. Für Let's Meet Premium Lite beträgt das Limit 700 und für Let's Meet Premium ist es bei 1000 Eventanmeldungen oder -einladungen pro Monat. Wenn Sie ein höheres Limit benötigen, können Sie im Rahmen der Premium Pakete auch zusätzliche Eventanmeldungen / Monat bestellen.
Die Nutzung von Let's Meet in der gratis Version ist auf 100 Eventregistrierungen bzw. Eventeinladungen pro Monat beschränkt.
Sie versenden eine Einladung zu einem Ihrer Events an 20 Personen. 10 davon melden sich danach zum Event an. Zusätzlich melden sich 5 Personen über den allgemeinen Let's Meet Eventanmeldelink an, den Sie auf Ihrer Webseite gepostet haben. Sie haben nun 20 Eventeinladungen und 5 extra Eventregistrierungen verbraucht, das macht insgesamt 25. Die 10 eingeladenen Personen, die sich danach angemeldet haben werden nicht doppelt gezählt.
Ja, die Testversion endet automatisch nach 14 Tagen, ohne dass Ihnen irgendwelche Kosten entstehen. Wir schalten Ihnen diese Testphase bei Erstellung eines Accounts frei, damit Sie die meisten Features einmal selbst ausprobieren können, wie z.B. Events designen und Anmeldefelder hinzufügen.
Mit Let's Meet Premium und Premium Lite können Sie eine Liste all Ihrer zukünftigen Events an Kund:innen aussenden. Wenn Sie interne Events erstellen, können Sie diese auf der Liste für Kund:innen ausblenden. Klicken Sie hierfür bei Ihrer Eventliste unter https://lets-meet.org/upcoming auf das Auge Symbol . Danach wird das Event nicht mehr für Kund:innen auf Ihrer Eventübersicht angezeigt.
Sie können Ihre Eventliste nach Eventname filtern und so einen Link mit ganz bestimmten Kursen an Interessierte versenden oder auf Ihre Webseite stellen.
Die Liste wird nach Eventname gefiltert, wenn Sie "?name=..." an die Adresse anhängen.
Ein Beispiel: mit diesem Link https://lets-meet.org/events/my-lets-meet-link?name=seminar werden alle Events angezeigt, deren Name "Seminar" enthält. Die ungefilterte Liste enthält mehrere Events https://lets-meet.org/events/my-lets-meet-link die herausgefiltert werden. Groß- und Kleinschreibung sind beim Filter unwichtig, es sind allerdings nur Buchstaben erlaubt - keine Umlaute, Leerzeichen oder Zahlen.
Sie können einen Link erzeugen, der immer zur Anmeldung des nächsten Events in Ihrer Liste springt. Dazu müssen Sie "?jump_to_first_event=1" an die Adresse anhängen.
Ein Beispiel: mit diesem Link https://lets-meet.org/events/my-lets-meet-link?jump_to_first_event=1 springen Sie sofort zur Anmeldung des ersten Events in Ihrer Liste. Sie können einen solchen Link auf Ihre Webseite platzieren und müssen ihn nie wieder ändern!
Sie können das natürlich auch mit einem Filter kombinieren. Wenn Sie zur Anmeldung des ersten Event mit "Data" im Namen weiterleiten wollen, können Sie folgenden Link verwenden: https://lets-meet.org/events/my-lets-meet-link?name=data&jump_to_first_event=1
Let's Meet Premium ermöglicht eine ganz einfache Integration der Eventanmeldung auf Ihrer Webseite. Um die Anmeldung für ein einzelnes Event zu intergrieren, fügen Sie die unteren, kursiven Zeilen auf Ihrer Webseite ein (innerhalb des <body>). Ersetzen Sie den blauen Eventanmeldungscode durch den Code Ihres Events. Fertig!
Beispiel für den Anmeldungscode aus dem Event-Registrierungslink:
https://lets-meet.org/reg/f3483128e09901658bd0
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Ein Beispiel für eine Webseite mit integrierter Eventanmeldung finden Sie hier.
Zusätzlich können wir Ihre Schriftart sowie Ihre AGBs einbinden und Ihrem Unternehmensauftritt anpassen.
Alle Informationen finden Sie in dieser PDF Anleitung für die Integration der Eventanmeldung auf der eigenen Webseite.
Je nach Ihren Kontoeinstellung wird Ihr Paket entweder automatisch verlängert oder es endet nach einem Jahr von selbst. Wenn Sie keine Unterbrechung unseres Services wünschen, empfiehlt sich die automatische Verlängerung. Damit stellen Sie sicher, dass die z.B. die Integration der Eventanmeldung auf Ihrer Webseite durchgängig funktioniert und nicht kurzfristig deaktiviert ist, weil Sie auf einen gratis Account zurückgestellt wurden.
Solte die automatische Verlängerung deaktiviert sein, ist keine Kündigung von Ihrer Seite notwendig und das Paket endet automatisch. Sie werden allerdings via E-Mail 1 und 2 Wochen vor Ablauf des Pakets an eine Verlängerung erinnert, um auch in diesem Fall den reibungslosen weiteren Eventbetrieb zu gewährleisten.
Wenn Sie eine Bestellung stornieren wollen, können Sie dies innerhalb von 14 Tagen tun.
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) finden Sie unter folgender Adresse:
https://lets-meet.org/download/Vertrag_zur_Auftragsverarbeitung_Art_28_DSGVO.pdf
In Ihren Kontoeinstellungen ganz unten finden Sie den Button mit der Aufschrift ACCOUNT LÖSCHEN. Klicken Sie auf den Button und bestätigen Sie die Löschung. Danach wird Ihr Account mit allen zugehörigen Events, Eventserien, Vorlagen, Kontakten, Gruppen und Einstellungen gelöscht.
Mit wenigen Schritten können Sie Ihre Let's Meet Events automatisch in Ihren persönlichen Kalender übertragen.
Bitte melden Sie sich an damit wir Ihnen zeigen können, wie Sie Ihren persönlichen Kalender abonnieren. Nach der Anmeldung klicken Sie einfach auf das Kalendersymbol neben der Überschrift "Events".
Wenn die Eventzeit im Kalendereintrag nicht mit der Startzeit übereinstimmt, liegt das an der Zeitzone. Diese wird automatisch von Let's Meet bestimmt. Das geschieht entweder bei der Registrierung oder, wenn Sie nicht eingeloggt sind, direkt beim Erstellen eines Events. Wenn die Ermittlung der Zeitzone z.B. vom Browser blockiert wird, wird UTC als Zeitzone verwendet. Sollte das nicht die richtige Zeitzone sein, stimmt die Zeit im Kalendereintrag nicht.
Als eingeloggter Benutzer können Sie die Zeitzone in Ihren Kontoeinstellungen ändern. Wählen Sie die richtige Zeitzone und speichern Sie die Änderungen mit Ihrem Passwort.
Sollten Sie das Event ohne Login erstellt haben, erstellen Sie einfach einen Account auf Let's Meet und korrigieren Sie die Zeitzone in Ihren Kontoeinstellungen. Nun können Sie das Event mit der richtigen Zeitzone neu erstellen oder das bestehende Event korrigieren.
Bei allen Events, die Sie als eingeloggter User erstellt haben, wird eine Änderung der Zeitzone im Profil automatisch übernommen.
Wenn Sie ein Event ohne Login erstellt haben und nun mit der E-Mail des Eventorganisators angemeldet sind, können Sie die Zeitzone auch nachträglich korrigieren. Nach Korrektur der Zeitzone in den Kontoeinstellungen müssen Sie nur das Event bearbeiten und speichern (auch ohne Änderungen). Damit wird die Zeitzone automatisch korrigiert.
Events ohne Teilnehmerzusagen oder bereits vergangene können gelöscht werden.
Zukünftige Veranstaltungen mit zumindest einem Teilnehmer können nur abgesagt werden. Dabei wird eine Absagenachricht an alle Teilnehmer:innen verschickt.
Könnte man diese Events einfach löschen, würden die Teilnehmer:innen nicht wissen warum das Event von Ihrer Eventliste und Ihrem Kalender verschwunden ist.
Wenn Sie ein Event erstellen oder abspeichern/ändern, erscheint ein Button "Event als Vorlage speichern". Damit wir das Event sowie das Design mit den Anmeldefeldern (wenn vorhanden) als neue Vorlage gespeichert.
Mithilfe standardisierter Formate können Kontakte von einem Programm in ein anderes kopiert werden. Dazu müssen zuerst die Kontakte aus Ihrem E-Mail- oder Telefon-Adressbuch in eine Textdatei gespeichert und somit exportiert werden. Diese Datei können Sie anschließend mit anderen Programmen wie Let's Meet importieren.
Weiter unten finden Sie Anleitungen, um Ihre Kontakte aus den häufigsten Programmen (Apple Mail, Outlook, Thunderbird, Excel, ...) ins CSV Format zu exportieren.
Von welchem Programm wollen Sie Ihre Kontaktdaten zu Let's Meet übertragen?